Mẫu quy chế hoạt động các phòng ban đơn vị trực thuộc của Công ty cổ phần..
| CÔNG TY CỔ PHẦN………
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự Do – Hạnh Phúc |
| Số: ….. | Tp. Hồ Chí Minh, ngày……tháng……năm 20…. |
QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN ……
(V/v: Ban hành Quy chế hoạt động của các phòng ban, đơn vị trực thuộc)
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
– Căn cứ Luật Doanh nghiệp ngày 17 tháng 06 năm 2020;
– Căn cứ Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty CP ……………….;
– Căn cứ Biên bản họp HĐQT ngày……tháng…….năm 2024
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế hoạt động của các phòng ban, đơn vị trực thuộc sau đây:
- Ban Giám đốc;
- Phòng Tài chính – Kế toán;
- Phòng Hành chính – Tổng hợp;
- Phòng Kỹ thuật – Kinh tế;
- Các đơn vị trực thuộc khác.
Điều 2. Ban Giám đốc và cán bộ quản lý các phòng ban, đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tổ chức thi hành Quy chế.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
| Nơi nhận:
– Các phòng ban, đơn vị theo Điều 1; – Các thành viên HĐQT; – Lưu văn thư. |
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Chủ tịch |
QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC PHÒNG BAN, ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC
(Ban hành kèm theo Quyết định số………./QĐ-HĐQT ngày……tháng……năm 2024 của Hội đồng quản trị Công ty CP ………)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Giải thích từ ngữ
1.1. Công ty: là Công ty Cổ phần ………………..
1.2. Đại hội đồng cổ đông (viết tắt là “ĐHĐCĐ”): Đại hội đồng cổ đông của Công ty.
1.3. Hội đồng quản trị (viết tắt là “HĐQT”): Hội đồng quản trị Công ty.
1.4. Điều lệ Công ty: Bản Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty được thông qua ngày…….tháng……năm.
1.5. Công ty con: Một công ty được coi là công ty con của Công ty phải thuộc các trường hợp sau đây:
– Công ty sở hữu trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần phổ thông đã phát hành của công ty đó;
– Công ty có quyền trực tiếp hoặc gián tiếp bổ nhiệm đa số hoặc tất cả các thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng Giám đốc của công ty đó;
– Công ty có quyền quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ của công ty đó.
1.6. Công ty có vốn góp của Công ty: là các công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty Cổ phần, công ty liên doanh mà trong đó Công ty là thành viên, là cổ đông, là một bên liên doanh nhưng không đủ điều kiện là công ty con Công ty theo định nghĩa tại Khoản 1.5 Điều này.
1.7. Công ty thành viên: bao gồm Công ty con và Công ty có vốn góp chi phối của Công ty.
1.8. Phòng ban: bao gồm Phòng Hành chính – Tổng hợp; Phòng Tài chính – Kế toán; Phòng Kỹ thuật – Kinh tế và các phòng chức năng khác của Công ty.
1.9. Đơn vị trực thuộc: bao gồm Nhà khách 3A; Sàn giao dịch bất động sản XaLa Việt Nam; các chi nhánh, văn phòng đại diện trực thuộc Công ty và các đơn vị trực thuộc khác do Hội đồng quản trị quyết định thành lập.
Điều 2. Phạm vi điều chỉnh
2.1. Quy chế này điều chỉnh về cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Ban giám đốc và các phòng ban, đơn vị trực thuộc trong Công ty;
2.2. Tổng Giám đốc Công ty căn cứ vào Quy chế này để ban hành quy chế của các đơn vị trực thuộc.
Chương II
TỔNG GIÁM ĐỐC VÀ BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH
Điều 3. Tổng giám đốc và bộ máy điều hành
3.1. Bộ máy điều hành của Công ty bao gồm Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc và trưởng các phòng ban chức năng, đơn vị trực thuộc;
3.2. Tổng giám đốc là người điều hành cao nhất của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước Đại hội đồng cổ đông và pháp luật;
3.3. Phó tổng giám đốc là người giúp việc Tổng Giám đốc, thực hiện các công việc do Tổng Giám đốc phân công/ủy quyền và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, trước Hội đồng quản trị và pháp luật về các nhiệm vụ được phân công và ủy quyền;
3.4. Các phòng ban chức năng, có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc trong phạm vi chuyên môn, nghiệp vụ của mình;
3.5. Trưởng các đơn vị trực thuộc là người được HĐQT bổ nhiệm để điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị trực thuộc Công ty.
Điều 4.Tổng giám đốc
4.1. Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, có thể thuê người Việt Nam hoặc người nước ngoài theo quy định của pháp luật. Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty. Tổng giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Hội đồng quản trị có thể miễn nhiệm Tổng Giám đốc với đa số thành viên Hội đồng quản trị biểu quyết tán thành;
4.2. Các chức danh quản lý do Tổng Giám đốc bổ nhiệm các chức danh quản lý của Công ty trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của HĐQT;
4.3. Hội đồng quản trị quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, quyết định mức lương thưởng và trợ cấp của các chức danh: Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng (trừ trường hợp đã uỷ quyền cho Tổng Giám đốc).
4.4. Tổng Giám đốc xây dựng sơ đồ quản trị và điều hành cơ cấu tổ chức Công ty trình Hội đồng quản trị phê chuẩn.
4.5. Tổng Giám đốc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao theo đúng quy định của Điều lệ Công ty, Quy chế này và pháp luật có liên quan.
4.6. Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực và cẩn trọng nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp tối đa của Công ty và cổ đông của Công ty;
4.7. Tổng Giám đốc sẽ không được tăng lương, trả thưởng khi Công ty không thanh toán đủ các khoản nợ đến hạn.
Điều 5. Tiêu chuẩn Tổng Giám đốc
5.1. Có năng lực hành vi, năng lực pháp lý, không thuộc các trường hợp không được phép quản lý, điều hành doanh nghiệp quy định tại Điều 13 Luật Doanh nghiệp;
5.2. Tổng giám đốc của Công ty không được đồng thời làm Tổng giám đốc hoặc giám đốc ở bất kỳ một doanh nghiệp nào khác;
5.3. Có năng lực và kinh nghiệm quản lý công ty, có sức khoẻ, có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, liêm khiết, luôn vì lợi ích của Công ty;
5.4. Tổng giám đốc là cá nhân sở hữu ít nhất 5% số cổ phần phổ thông hoặc người khác thì phải có bằng đại học, trình độ chuyên môn hoặc kinh nghiêm thực tế trong quản trị kinh doanh hoặc trong ngành, nghề kinh doanh chính của công ty;
5.5. Có kinh nghiệm lập các phương án, kế hoạch khả thi để thực hiện các mục tiêu kinh doanh do Hội đồng quản trị đặt ra;
5.6. Tổng giám đốc phải kê khai các lợi ích, các mối quan hệ kinh doanh của bản thân, người có liên quan và tuyên bố này phải được thông báo cho Đại hội đồng cổ đông thường niên và niêm yết công khai tại trụ sở của Công ty và Chi nhánh của Công ty. Bao gồm:
a. Tên, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp mà họ có sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần; tỷ lệ và thời điểm sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần đó;
b. Tên, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp mà những người có liên quan của họ cùng sở hữu hoặc sở hữu riêng cổ phần hoặc phần vốn góp trên 35% vốn điều lệ.
5.7. Việc kê khai quy định tại khoản 5.6 Điều này phải được thực hiện trong vòng 07 (bảy) ngày làm việc kể từ khi phát sinh lợi ích liên quan. Việc sửa đổi, bổ sung phải được khai báo với Công ty trong thời hạn 07 (bảy) ngày làm việc, kể từ ngày có bổ sung, sửa đổi tương ứng.
Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của Tổng giám đốc đối với các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công Ty
6.1. Thu thập các thông tin liên quan đến hoạt động hàng ngày của các Bộ phận/phòng ban/đơn vị và thông tin về các dự án, chương trình Công ty đang triển khai thông qua việc giao ban tình hình sản xuất kinh doanh định kỳ và các phương tiện thông tin;
6.2. Xử lý kịp thời mọi tình hình phát sinh ở các đơn vị theo thẩm quyền ngoài những vấn đề thuộc thẩm quyền xử lý của Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị;
6.3. Báo cáo Hội đồng quản trị những vấn đề không thuộc thẩm quyền, đề xuất phương án giải quyết để xin ý kiến phê chuẩn của Hội đồng quản trị;
6.4. Xây dựng kế hoạch hoạt động cho các đơn vị trực thuộc Công ty;
6.5. Giao nhiệm vụ cho các Bộ phận/phòng ban/đơn vị của Công ty và ra quyết định giải quyết các công việc hàng ngày;
6.6. Kiểm tra, nắm tình hình sản xuất, kinh doanh, an ninh trật tự và môi trường;
6.7. Thực hiện các giao dịch với khách hàng và các cơ quan quản lý nhà nước theo lịch công tác;
6.8. Nhận các nhiệm vụ mới do Hội đồng quản trị giao và lập kế hoạch thực hiện;
6.9. Ký các chứng từ và các hợp đồng theo thẩm quyền hoặc được Hội đồng quản trị uỷ quyền;
6.10. Soạn thảo và trình Hội đồng quản trị các hợp đồng thuộc thẩm quyền Hội đồng quản trị phê duyệt;
Điều 7. Tổng giám đốc tổ chức thực hiện các quyết định của ĐHĐCĐ, HĐQT, kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch đầu tư ngắn hạn, dài hạn của Công ty
7.1. Lập phương án và kế hoạch triển khai các quyết định của Đại hội đồng cổ đông để trình Hội đồng quản trị phê duyệt;
7.2. Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị;
7.3. Giao nhiệm vụ cho các đơn vị thực hiện;
7.4. Kiểm tra đôn đốc tiến độ thực hiện các dự án, công việc;
7.5. Xử lý các vướng mắc trong quá trình thực hiện, đề xuất các biện pháp khắc phục;
7.6. Lập báo cáo tài chính hàng năm trình Hội đồng quản trị;
7.7. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty:
a. Giao nhiệm vụ cụ thể cho từng Trưởng Bộ phận/phòng ban/đơn vị thuộc quyền;
b. Kiểm tra tiến độ thực hiện.
7.8. Báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, 6 tháng và hàng năm của Công ty. Chậm nhất vào ngày 30/1 hàng năm, Tổng Giám đốc phải trình Hội đồng quản trị phê chuẩn kế hoạch kinh doanh chi tiết cho năm tài chính tuỳ theo trên cơ sở đáp ứng các yêu cầu và nhiệm vụ phát triển của Công ty. Nếu ngày 30/1 trùng vào ngày nghỉ, ngày lễ thì việc trình kế hoạch kinh doanh của Tổng Giám đốc lên Hội đồng quản trị được lùi đến ngày làm việc đầu tiên sau ngày nghỉ, ngày lễ đó;
7.9. Quyết định các vấn đề không thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị bao gồm cả việc thay mặt Công ty ký kết các Hợp đồng kinh tế, tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thường ngày của Công ty theo những thông lệ quản lý tốt nhất;
7.10. Xây dựng các bản quy chế nội bộ về tất cả các lĩnh vực quản lý của Công ty. Những quy chế nào thuộc thẩm quyền ban hành của Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát thì trình Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát ban hành. Tổng giám đốc ban hành các quy chế nội bộ còn lại;
Điều 8. Quyền và nghĩa vụ của Tổng giám đốc về tài chính
8.1. Nắm chắc tình hình tài chính của Công ty để phân bổ nguồn tài chính hợp lý thực hiện các dự án và các công việc cụ thể theo kế hoạch đã được Hội đồng quản trị phê duyệt;
8.2. Xây dựng chiến lược tài chính hàng năm hoặc trung hạn (5 năm) của Công ty;
8.3. Xây dựng Quy chế tài chính phù hợp với các quy định pháp luật về tài chính và đặc thù kinh doanh của Công ty:
a. Xây dựng phương án sử dụng vốn, phương án phân phối lợi nhuận, chia cổ tức, trích lập và sử dụng các quỹ trình Hội đồng quản trị ;
b. Xây dựng các phương án tài chính liên quan của Công ty.
Điều 9. Quyền và nghĩa vụ của Tổng giám đốc về nhân lực
9.1. Kiến nghị trước Hội đồng quản trị về số lượng cán bộ, lao động cần tuyển chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm và quyền lợi của các cán bộ quản lý thuộc quyền;
9.2. Tổ chức, biên chế bộ máy điều hành Công ty và các đơn vị thành viên và đơn vị trực thuộc:
a. Nắm vững trình độ, khả năng của các cán bộ thuộc thẩm quyền để xây dựng phương án bố trí cán bộ phù hợp, hiệu quả;
b. Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của các đơn vị đảm bảo gọn nhẹ linh hoạt và hiệu quả cao;
c. Xây dựng tiêu chuẩn các chức danh cán bộ quản lý;
d. Xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật.
9.3. Xây dựng phương án đào tạo nguồn nhân lực cho Công ty
a. Quy hoạch cán bộ quản lý kế cận;
b. Lập kế hoạch đào tạo cán bộ ở trong nước và gửi đi đào tạo ở nước ngoài;
c. Lập kế hoạch đào tạo cán bộ nghiên cứu khoa học công nghệ phù hợp với hoạt động của Công ty;
d. Tổ chức bồi dưỡng trình độ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty theo kế hoạch được duyệt.
Điều 10. Quan hệ giữa Tổng giám đốc và các chức danh quản lý khác trong Công ty
10.1. Tổng giám đốc kiến nghị Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Phó tổng giám đốc và Kế toán trưởng;
10.2. Quyết định tuyển chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, quyết định mức lương đối với các chức danh của cán bộ quản lý: Giám đốc bộ phận, Trưởng, Phó phòng ban Công ty; Giám đốc chi nhánh, Trưởng Văn phòng đại diện trong và ngoài nước (nếu có);
10.3. Xây dựng tiêu chuẩn chức danh, quy trình bổ nhiệm cán bộ;
10.4. Miễn nhiệm khi năng lực cán bộ không đáp ứng được yêu cầu của công việc và tiêu chuẩn của chức danh cán bộ đảm nhiệm, sức khoẻ không đủ đảm bảo yêu cầu công tác;
10.5. Bãi nhiệm, cách chức: Khi cán bộ vi phạm pháp luật, Điều lệ Công ty, quy chế hoạt động đối với từng chức danh cán bộ quản lý dưới quyền;
10.6. Quyết định thưởng cho các cán bộ thuộc quyền theo kết quả kinh doanh từng thời kỳ, thưởng cho cá nhân theo vụ việc, mức tiền thưởng theo Quy chế trích lập và sử dụng các quỹ của Công ty;
10.7. Quyết định kỷ luật theo mức độ vi phạm quy chế quản lý, nhiệm vụ công tác của các chức danh.
Điều 11. Quan hệ giữa Tổng Giám đốc với Phó Tổng Giám đốc
11.1. Phó Tổng Giám đốc là người giúp việc Tổng Giám đốc, thực hiện các công việc do Tổng Giám đốc phân công/ủy quyền và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, trước Hội đồng quản trị và pháp luật về các nhiệm vụ được phân công và ủy quyền;
11.2. Phó Tổng Giám đốc được Tổng Giám đốc uỷ quyền đại diện thường xuyên thay mặt Tổng Giám đốc thực hiện các nhiệm vụ của Tổng Giám đốc khi Tổng Giám đốc vắng mặt tại Công ty từ 30 ngày trở lên;
11.3. Tổng Giám đốc có thể đình chỉ hoạt động của Phó Tổng Giám đốc bất kỳ lúc nào khi thấy Phó Tổng Giám đốc không đủ khả năng đảm nhận các công việc do Tổng giám đốc phân công, nhưng không được vi phạm những quy định của pháp luật lao động .Tổng Giám đốc phải báo cáo Hội đồng quản trị bằng văn bản về quyết định này trong thời hạn 03 (ba) ngày, kể từ ngày ban hành quyết định.
Điều 12. Quan hệ giữa Tổng Giám đốc với Kế toán trưởng
12.1. Kế toán trưởng tham mưu giúp Tổng Giám đốc về công tác tài chính, kế toán, thống kê; giúp Tổng Giám đốc xây dựng các phương án chiến lược tài chính và các vấn đề tài chính khác quy định trong Điều 8 Quy chế này;
12.2. Kế toán trưởng lập hệ thống sổ sách kế toán của Công ty theo đúng quy định của Pháp luật và kế toán thống kê; chỉ đạo thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ . Đảm bảo chính xác, hợp lý, hợp pháp của các chứng từ, hợp đồng kinh tế, sổ sách kế toán, cùng với Ban kiểm soát giải trình các vấn đề tài chính của Công ty và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, trước Hội đồng quản trị và pháp luật về các vấn đề được phân công và ủy quyền.
Điều 13. Quan hệ giữa Tổng Giám đốc với các Chi nhánh công ty và các công ty có cổ phần, vốn góp của Công ty
13.1. Mọi điều hành chỉ đạo của Tổng giám đốc phải thông qua Hội đồng quản trị theo các cơ chế đã quy định tại Quy chế Tổ chức và Hoạt động của Hội đồng quản trị;
13.2. Khi có yêu cầu của Tổng Giám đốc. Người đại diện phần vốn góp, cổ phần của Công ty phải cung cấp đầy đủ các báo cáo, tài liệu và thông tin cần thiết theo yêu cầu.
Điều 14. Quan hệ giữa Tổng Giám đốc với Giám đốc chi nhánh
14.1. Giám đốc chi nhánh tham mưu giúp Ban Tổng Giám đốc về hoạt động quản lý, kinh doanh tại chi nhánh, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và/hoặc Phó Tổng Giám đốc phụ trách trực tiếp về nhiệm vụ được phân công và uỷ quyền, phụ trách chung các công việc của Chi nhánh. Trách nhiệm cụ thể của Giám đốc Chi nhánh như sau:
a. Đề xuất định biên nhân lực trong Chi nhánh mình phụ trách để Tổng Giám đốc Công ty phê chuẩn;
b. Trực tiếp tuyển dụng cán bộ trên cơ sở số lượng đã được duyệt;
c. Hướng dẫn, phân công công việc, kiểm tra giám sát đối với từng cá nhân trong Chi nhánh;
d. Quyết định những vấn đề theo quyền hạn được Tổng Giám đốc phân công;
e. Thực hiện các chức năng phối hợp trong Công ty, đại diện cho đơn vị mình trong việc đối nội và đối ngoại;
f. Chủ động thiết lập hệ thống quản lý, hoạt động kinh doanh tại Chi nhánh;
g. Thực hiện việc báo cáo theo định kỳ hoạt động kinh doanh của Chi nhánh;
h. Phối hợp các lãnh đạo phòng ban và Chi nhánh khác nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh;
i. Soạn thảo và định kỳ xem xét lại các quy trình trong hệ thống quản lý của Chi nhánh.
14.2. Quyền hạn của Giám đốc chi nhánh
a. Được quyền phân công và chỉ đạo, điều động trực tiếp tất cả nhân viên trong Chi nhánh mình quản lý phù hợp với Quy chế về tổ chức và hoạt động của Chi nhánh;
b. Được quyền tham mưu, đề xuất với Tổng Giám đốc các quy trình quản lý, kinh doanh, sản xuất để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh;
c. Quyết định những vấn đề theo quyền hạn được Tổng Giám đốc phân công;
d. Đàm phán và tham gia đàm phán các hợp đồng kinh tế theo sự phân quyền, uỷ quyền của Tổng Giám đốc.
14.3. Các Trưởng phòng của Chi nhánh tham mưu cho Giám đốc chi nhánh trong lĩnh vực chuyên môn mình phụ trách. Các Trưởng phòng của Chi nhánh có trách nhiệm lập thực hiện các công việc do Giám đốc chi nhánh phân công, uỷ quyền và có trách nhiệm báo cáo với Giám đốc chi nhánh và Trưởng phòng của Công ty phụ trách lĩnh vực của mình.
Điều 15. Cơ chế điều hành của Tổng Giám đốc và bộ máy giúp việc
15.1. Hàng ngày, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc dành thời gian để các phòng trình ký, giải quyết công việc;
15.2. Các Bộ phận/phòng ban/đơn vị trực thuộc Công ty, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đều phải có chương trình công tác hàng tuần, hàng tháng;
15.3. Trong trường hợp Tổng Giám đốc đi công tác trong thời gian liên tục 30 (ba mươi) ngày trở lên, Tổng Giám đốc phải có văn bản uỷ quyền cho một Phó Tổng Giám đốc thay mặt mình giải quyết mọi công việc trong phạm vi quyền hạn của Tổng Giám đốc được quy định tại Điều lệ của Công ty và Quy chế này;
15.4. Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và Giám đốc các bộ phận, các Trưởng, Phó Trưởng phòng ban Công ty họp giao ban tuần một lần, vào sáng thứ hai đầu tuần. Các Phó Tổng Giám đốc và Giám đốc các bộ phận, các Trưởng Bộ phận/phòng ban/đơn vị có trách nhiệm chuẩn bị tài liệu, nội dung báo cáo tại cuộc họp; chỉ được phép vắng mặt trong những trường hợp đặc biệt và phải báo cáo trước cho Tổng Giám đốc biết;
15.5. Hai tháng một lần, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc các bộ phận, các Trưởng phòng ban họp với Trưởng đơn vị trực thuộc Công ty để thông tin, phổ biến công tác, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, các mặt quản lý, chấn chỉnh, khắc phục rút kinh nghiệm trong các mặt công tác;
15.6. Ngoài các cuộc họp thường kỳ, Tổng Giám đốc có quyền triệu tập họp bất thường khi nào xét cần thiết;
15.7. Văn phòng có trách nhiệm thông báo triệu tập hội nghị, họp đúng thành phần. Tổ chức ghi biên bản trong các lần Hội nghị và ra thông báo những nội dung cần thiết trong kết luận của lãnh đạo Công ty đến các phòng, các đơn vị thuộc Công ty để thực hiện;
15.8. Các chức danh trong thành phần mời họp phải đến họp đúng giờ, đúng thành phần và chuẩn bị đầy đủ nội dung theo yêu cầu. Trường hợp vắng mặt tại cuộc họp và cử người đi thay thì phải báo cáo trước lý do với Tổng Giám đốc;
15.9. Các đơn vị thuộc Công ty muốn mời Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc dự họp, dự tiếp khách phải đăng ký với Văn phòng hoặc phòng nghiệp vụ Công ty để báo cáo Tổng Giám đốc hay Phó Tổng Giám đốc bố trí thời gian dự họp.
Chương III
PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP
Điều 16. Cơ cấu tổ chức
16.1. Phòng Hành chính – Tổng hợp gồm Khối Hành chính, Tổ Bảo vệ, Tổ Xe, Tổ Phục vụ, Tổ Điện nước và các tổ, đội bổ trợ khác do Tổng giám đốc quyết định thành lập;
16.2. Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc trong phạm vi chuyên môn của mình và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc;
16.3. Tổ trưởng Tổ Bảo vệ, Tổ xe, Tổ Phục vụ, Tổ Điện nước và các tổ đội khác do Tổng giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký, chấm dứt hợp đồng theo đề nghị của Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp;
16.4. Các Tổ trưởng do Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp phân công công việc , chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp và Tổng giám đốc. Trong trường hợp cần thiết, Tổng giám đốc sẽ trực tiếp giao nhiệm vụ cho các Tổ trưởng.
Điều 17. Chức năng, nhiệm vụ
17.1. Khối Hành chính là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc về các mặt: Tổ chức nhân sự, hành chính văn phòng.
17.2. Các tổ, đội bổ trợ thực hiện các chức năng, nhiệm vụ theo sự phân công của Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp và Tổng giám đốc.
Điều 18. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng hành – Tổng hợp về tổ chức nhân sự
18.1. Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc xây dựng mô hình tổ chức của Công ty và các đơn vị trực thuộc sao cho khoa học và hiệu quả;
18.2. Nghiên cứu xây dựng các Quy trình, quy chế theo sự phân công của Tổng giám đốc, trình Tổng giám đốc phê duyệt, ban hành hoặc Tổng giám đốc trình HĐQT phê duyệt, ban hành;
18.3. Tổ chức thực hiện yêu cầu, kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng lao động theo phân công của Tổng giám đốc;
18.4. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với người lao động; giải quyết các công việc có liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động trong Công ty theo đúng chế độ chính sách của Nhà Nước và quy định của Công ty;
18.5. Soạn thảo, trình Tổng giám đốc ký hợp đồng với người lao động và theo dõi, quản lý tình hình thực hiện hợp đồng lao động;
18.6. Theo dõi, kiểm tra việc chấp hành các nội quy, quy chế của các phòng ban và cán bộ công nhân viên trong Công ty, kiến nghị Tổng giám đốc áp dụng các biện pháp khen thưởng, kỷ luật nhằm nâng cao tinh thần, trách nhiệm của người lao động;
18.7. Phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc để giám sát, đánh giá chất lượng công việc của cán bộ công nhân viên hàng tháng, quý, năm để làm cơ sở tính lương, thưởng và đánh giá năng lực người lao động;
18.8. Thay mặt Công ty làm việc với các cơ quan Bảo hiểm xã hội, cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền và báo cáo công việc để Tổng giám đốc giải quyết.
Điều 19. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng hành – Tổng hợp về hành chính văn phòng
19.1. Tiếp nhận, trình, sao, chuyển, lưu các công văn, giấy tờ do Cơ quan Nhà nước, đối tác, khách hàng chuyển đến; phân loại, sắp xếp theo thời gian để thuận tiện tra cứu, tìm kiếm khi cần thiết ;
19.2. Đóng dấu công văn, giấy tờ theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty ;
19.3. Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc báo cáo việc thực hiện các văn bản có liên quan đến;
19.4. Chuyển các Công văn, chỉ thị, quyết định của cấp trên đến các cơ quan Nhà nước, đối tác, khách hàng, phòng ban, đơn vị thuộc và cá nhân liên quan kịp thời, chính xác ;
19.5. Tổng hợp yêu cầu, kiến nghị của phòng ban, đơn vị trực thuộc trình Tổng giám đốc và phòng ban liên quan giải quyết ;
19.6. Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc báo cáo việc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng ;
19.7. Cung cấp các tài liệu cho các phòng ban, đơn vị trực thuộc liên quan phục vụ công tác sản xuất, kinh doanh theo lệnh của Tổng giám đốc;
19.8. Lập kế hoạch dự trù mua sắm trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm trình Tổng giám đốc duyệt và thực hiện việc mua sắm theo kế hoạch đã được duyệt;
19.9. Lập sổ theo dõi trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm theo quy định đồng thời thực hiện việc cấp phát trang thiết bị và công cụ, dụng cụ làm việc cho các phòng ban và cán bộ công nhân viên trong Công ty theo chế độ tiêu chuẩn, quy định của pháp luật và Công ty;
19.10. Chuẩn bị các điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác hội họp, tiếp khách;
19.11. Chăm sóc đời sống cho cán bộ công nhân viên, thăm hỏi trong các dịp lễ tết, hiếu, hỉ, đảm bảo thực hiện chế độ trong các ngày này theo quy định của pháp luật và Công ty;
19.12. Quản lý và điều động phương tiện vận chuyển, đi lại phục vụ theo yêu cầu công tác theo quy định.
Điều 20. Chức năng, nhiệm vụ của Tổ bảo vệ
20.1. Giữ gìn an ninh trật tự, an toàn đối với con người và tài sản của Công ty ;
20.2. Thực hiện công tác phòng chống cháy nổ, phòng chống lụt bão theo kế hoạch của địa phương và Công ty;
20.3. Tham gia công tác an ninh quốc phòng và dân quân tự vệ theo quy định của pháp luật, giữ gìn mối quan hệ và phối hợp chặt chẽ với lực lượng an ninh trật tự và công an địa phương;
20.4. Chủ động tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao theo quy định của Công ty và pháp luật, đề nghị các phòng ban, đơn vị trực thuộc phối hợp thực hiện;
20.5. Phục vụ các đoàn khách của Công ty;
20.6. Các chức năng, nhiệm vụ khác do lãnh đạo Công ty giao.
Điều 21. Tổ điện nước, Tổ xe, Tổ phục vụ và các tổ đội khác
21.1. Thực hiện các công việc của tổ đội mình theo điều động của Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp và Tổng giám đốc;
21.2. Đề xuất với Tổng giám đốc chi mua sắm các trang thiết bị và các khoản chi khác để phục vụ cho công việc của mình.
Điều 22. Mối quan hệ giữa Phòng Hành chính – Tổng hợp và các phòng ban, đơn vị trong Công ty
22.1. Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp do Tổng giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức;
22.2. Phòng Hành chính – Tổng hợp kết hợp với các phòng ban chức năng và đơn vị trực thuộc xây dựng, triển khai thực hiện các phương án nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân lực; đề xuất Tổng giám đốc xét thưởng, kỷ luật đối với các cán bộ công nhân viên;
22.3. Kết hợp với các phòng ban chức năng, các đơn vị trực thuộc để xây dựng Quy chế phân cấp quản lý cán bộ công nhân viên và tiền lương trình lãnh đạo Công ty phê duyệt. Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các Quy chế của Công ty;
22.4. Cập nhật, cung cấp số liệu về nhân lực cho các phòng ban, đơn vị trong Công ty và yêu cầu các phòng ban báo cáo về thái độ, kết quả làm việc của cán bộ công nhân viên của các phòng ban đó;
22.5. Kết hợp với phòng Kỹ thuật – Kinh tế thực hiện công tác quản lý, đầu tư mua sắm, bảo dưỡng, nâng cấp tài sản, vật tư, trang thiết bị, văn phòng phẩm phục vụ cho hoạt động của Công ty;
22.6. Kết hợp với Phòng Tài chính – Kế toán và các phòng ban, đơn vị để giải quyết chế độ chính sách cho CBCNV về Bảo hiểm xã hội, lương, thưởng và các chế độ chính sách khác theo quy định của pháp luật và Công ty;
22.7. Thu thập các đề xuất, kiến nghị của phòng ban, đơn vị trực thuộc trình lãnh đạo Công ty giải quyết;
Chương IV
PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN
Điều 23. Cơ cấu tổ chức
Phòng tài chính- kế toán gồm:
23.1.1. Kế toán trưởng do Hội đồng quản trị Công ty bổ nhiệm theo đề nghị của Tổng Giám đốc;
23.1.2. Các kế toán viên giúp việc cho Kế toán trưởng;
23.1.3. Thủ quỹ
Điều 24. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của phòng tài chính- kế toán
Phòng tài chính- kế toán có chức năng quản lý và sử dụng hóa đơn tài chính của Công ty theo quy định của pháp luật liên quan.
24.1. Chức năng của phòng tài chính kế toán
a. Đề xuất các hình thức và giải pháp cần thiết nhằm thu hút, tạo lập và sử dụng hợp lý các nguồn tài chính, các quỹ tiền tệ phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả cao nhất.
b. Giúp Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong việc chấp hành các quy định về tài chính, tín dụng, chế độ kế toán của Nhà nước cũng như của Công ty.
c. Bảo đảm đáp ứng đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của Công ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và Quy chế tài chính của Công ty
d. Giúp Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong Công ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty.
đ. Kiểm soát hoạt động tài chính của các đơn vị trực thuộc Công ty theo đúng quy định của Nhà nước và phân cấp quản lý của Công ty.
e. Xây dựng quy trình quản lý thu chi tài chính của công ty theo đúng quy định quản lý kinh tế của nhà nước, của công ty, và đúng pháp luật.
24.2. Nhiệm vụ của phòng tài chính- kế toán
a. Công tác Tài chính:
– Lập kế hoạch tài chính của Công ty; Giao kế hoạch tài chính năm và quý đối với các bộ phận của Công ty.
– Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của Công ty đúng thời hạn quy định.
– Huy động vốn.
+ Huy động vốn trung hạn, dài hạn để đầu tư phục vụ sản xuất kinh doanh:
+ Xây dựng phương án tích luỹ từ lợi nhuận sản xuất kinh doanh.
+ Huy động vốn ngắn hạn để đầu tư sản phục vụ xuất kinh doanh:
+ Hạn mức lưu động vốn vay ngân hàng
+ Huy động bằng nguồn vốn khác: Huy động vốn của CBNV theo đúng Quy chế Tài chính đã được HĐQT phê duyệt.
– Quản lý chặt chẽ các khoản nợ Công ty cho các đơn vị vay
– Lập kế hoạch phát triển, quản lý và sử dụng vốn, tài sản, quỹ đất và quyền sử dụng đất, giá trị thương hiệu và các lợi thế thương mại, các tài sản khác được hình thành thuộc quyền quản lý của Công ty, quản lý chặt chẽ việc sử dụng vốn trong các hoạt động đầu tư vốn ra ngoài Công ty.
– Xây dựng và trình duyệt phương án về thay đổi cơ cấu vốn, tài sản, tương ứng với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được Hội đồng quản trị công ty phê duyệt.
b. Công tác Tín dụng:
+ Trên cơ sở kế hoạch SXKD và kế hoạch đầu tư, chủ động trình HĐQT duyệt kế hoạch huy động vốn trung hạn, dài hạn, kế hoạch tín dụng vốn lưu động dưới các hình thức được pháp luật cho phép để huy động vốn phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh.
+ Xây dựng mức lãi suất huy động và cho vay vốn trong nội bộ Công ty và ngoài Công ty trình HĐQT phê duyệt.
+ Phối hợp với phòng Kỹ thuật kinh tế thực hiện đàm phán, dự thảo các Hợp đồng tín dụng, kinh tế của Công ty.
+ Đôn đốc thực hiện các kế hoạch tài chính.
c . Công tác kế toán:
– Tổ chức, thực hiện công tác kế toán
+ Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng kế toán và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán:
* Tiếp nhận chứng từ gốc phát sinh từ bộ phận, phòng ban lập chứng từ thanh toán, làm thủ tục thanh toán hoặc lập chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán.
* Lập chứng từ theo mẫu bắt buộc của Bộ Tài Chính, như: Hoá đơn giá trị gia tăng, Giấy nộp tiền vào Ngân sách, phiếu thu, phiếu chi ….
* Lập các chứng từ hạch toán phản ánh quan hệ kinh tế giữa Công ty với các đơn vị khác.
+ Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
+ Tổ chức ghi sổ kế toán.
+ Lập báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài Chính, lập Báo cáo quản trị theo yêu cầu của Ban giám đốc và HĐQT Công ty.
+ Lập các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Công ty và Nhà nước.
+ Lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính.
+ Tổ chức bộ máy kế toán: Căn cứ vào đặc điểm tổ chức SXKD của Công ty và các đơn vị trực thuộc để lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp với tổ chức bộ máy kế toán hợp lý.
– Thực hiện quản lý chi tiêu theo dự toán và một số giao dịch khác:
+ Thực hiện công tác cấp phát và chi tất cả các nguồn theo dự toán, bao gồm: Chi phí quản lý Công ty, các quỹ Doanh nghiệp .
+ Trực tiếp quản lý quỹ, két thuộc cơ quan Công ty.
+ Giao dịch Ngân hàng, thực hiện các thủ tục bảo lãnh, đặt cọc, thế chấp của Công ty.
+ Thực hiện các thủ tục đóng, mở tài khoản của Công ty.
+ Điều hoà vốn hàng ngày cho các công trình, BQL cho hợp lý, phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
– Kiểm tra tài chính;
+ Thực hiện nhiệm vụ của Kế toán trưởng theo luật kế toán; kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp thanh toán nợ; Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; Phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
+ Thông qua báo cáo và theo dõi tình hình quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị bộ phận đề xuất tổ chức kiểm tra tài chính định kỳ hoặc đột xuất.
– Theo dõi, quản lý Hợp đồng và thu hồi nợ
+ Tham gia đàm phán Hợp đồng theo chức năng: Hợp đồng Kinh tế, Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng huy động vốn, Hợp đồng mua bán.
+ Làm thủ tục thanh toán các loại hợp đồng theo điều khoản Hợp đồng và chứng từ thanh toán. Theo dõi tình hình thanh toán từng loại Hợp đồng.
+ Tham gia thanh lý Hợp đồng.
+ Phối hợp với các đơn vị bộ phận tổ chức nghiệm thu, thanh toán, thu hồi tiền bán hàng, tiền huy động vốn, thu hồi công nợ.
+ Tham gia giải quyết các vấn đề kinh tế của các công trình , các hợp đồng huy động vốn, Hợp đồng mua bán
+ Lập báo cáo thu hồi vốn và thu hồi tiền bán hàng hàng tháng và đột xuất.
– Công tác Nộp Ngân sách Nhà nước:
+ Tính toán, kê khai các khoản nộp Ngân sách Nhà nước.
+ Làm thủ tục hoàn thuế, nộp thuế.
+ Quyết toán thuế với các cơ quan thuế theo Quy định.
– Phục vụ các đoàn thanh tra, kiểm tra:
+ Trực tiếp làm việc với các đoàn thanh tra, kiểm tra, cơ quan thuế đến làm việc tại Công ty theo quyết định của các cơ quan chức năng và chỉ thị của Tổng giám đốc.
+ Đề nghị các bộ phận, phòng ban liên quan tham gia giải trình ( nếu cần).
– Các nhiệm vụ khác:
+ Tham gia quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành.
+ Tham gia quản lý vốn đầu tư ra ngoài Công ty
+ Lập các quyết định tăng, giảm tài sản cố định do mua sắm mới, thanh lý hoặc điều động trong nội bộ Công ty.
i. Xây dựng, phổ biến, hướng dẫn chế độ tài chính, kế toán:
– Xây dựng quy chế tài chính, kế toán, dự thảo trình duyệt các quy định cụ thể về tài chính – kế toán, quy định phân cấp quản lý về công tác tài chính, kế toán cho các đơn vị trực thuộc Công ty; Phổ biến, hướng dẫn áp dụng quy chế, quy định về tài chính, tín dụng, kế toán đối với các đơn vị trực thuộc Công ty.
– Dự thảo ban hành hướng dẫn triển khai chế độ mới về công tác kế toán cho Bộ phận làm công tác tài chính – kế toán tại các đơn vị trực thuộc; Xây dựng các quy định về hạch toán kinh doanh, hạch toán kế toán.
– Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán.
24.3. Quyền hạn của phòng tài chính- kế toán
Chủ động tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao và thực hiện theo Luật kế toán.
– Đề nghị các phòng nghiệp vụ chuyên môn phối hợp thực hiện tốt công việc theo chức năng nhiệm vụ.
– Yêu cầu các phòng nghiệp vụ cung cấp số liệu phục vụ công tác liên quan đến Kế toán thống kê tài chính của Công ty.
– Được phép từ chối không ký hoặc không thực hiện các giấy đề nghị, văn bản giấy tờ, chỉ thị trái với Điều lệ, Quy chế, quy định của Công ty và chính sách chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước.
– Kiến nghị xử lý các vi phạm ảnh hưởng đến uy tín Công ty, thiệt hại về kinh tế và chất lượng công trình trong công tác thanh quyết toán hạng mục công trình, công trình hoàn thành.
– Cán bộ làm công tác kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định hiện hành của Nhà nước .
– Đề nghị với lãnh đạo Công ty nâng lương, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên trong phòng.
Điều 25. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Kế toán trưởng
25.1. Kế toán trưởng thực hiện chức năng chỉ đạo, kiểm tra công tác quản lý tài chính và kế toán – thống kê theo quy định của pháp luật và yêu cầu quản trị nội bộ trong phạm vi Công ty; Thực hiện các chức năng phối hợp trong Công ty, đại diện cho phòng mình trong việc đối nội và đối ngoại với ngân hàng, thuế, kiểm toán, ban kiểm soát;
25.2. Tham mưu cho Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị những phương án huy động và sử dụng vốn;
25.3. Hướng dẫn việc lập, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán trong tất cả các bộ phận thuộc Công ty ;
25.4. Phân công và hướng dẫn công việc cho các kế toán viên trong Công ty và các đơn vị trực thuộc;
25.5. Đảm bảo công tác hạch toán kế toán trong Công ty theo đúng quy định, các chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành;
25.6. Kiểm tra, giám sát mọi khoản thu, chi trong Công ty ;
25.7. Quản lý, theo dõi các nguồn vốn và tài sản : Soạn thảo và định kỳ xem xét lại các quy trình hoạt động của phòng;
25.8. Tổ chức công tác Kiểm toán và quyết toán thuế hàng năm;
25.9. Quản lý, sử dụng và bảo mật chứng từ, chương trình phần mềm kế toán;
25.10. Kiểm tra cuối cùng và ký các chứng từ, báo cáo tài chính, báo cáo hợp nhất, các bảng lương, thưởng, báo cáo thuế hàng tháng, hồ sơ xin hoàn thuế, quyết toán thuế hàng năm và kết quả kiểm kê, kiểm toán trước khi trình Tổng Giám đốc ký duyệt; Chịu trách nhiệm trước công ty và trước pháp luật về tính chính xác kết quả kiểm tra số liệu đã lập..
25.11. Thẩm định về hiệu quả kinh tế của các dự án đầu tư theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc;
25.12. Cùng Tổng Giám đốc giải trình những vấn đề liên quan đến chế độ, chính sách tài chính, kế toán thống kê, kiểm toán trước cơ quan thuế, thanh tra, kiểm tra, điều tra theo quy định của Pháp luật;
25.13. Dự thảo, kiểm tra và trình Tổng Giám đốc ký các công văn gửi ngân hàng, các báo cáo thống kê định kỳ, các công văn về thanh toán công nợ;
25.14. Toàn quyền điều hành các nhân viên thuộc phòng Tài chính – Kế toán Công ty và các nhân viên kế toán tại các đơn vị trực thuộc của Công ty;
25.15. Kiểm tra, giám sát, đánh giá kết quả công tác của các nhân viên thuộc lĩnh vực Tài chính – Kế toán của Công ty ;
25.16. Được quyết định các vấn đề liên quan đến công tác Tài chính – Kế toán theo sự phân công của Tổng Giám đốc (hoặc Phó Tổng Giám đốc được Tổng Giám đốc uỷ quyền);
25.17. Đề xuất với Tổng Giám đốc về số lượng, cơ cấu cán bộ cần tuyển dụng và tham gia đánh giá các nhân viên trước khi tuyển dụng cho Phòng Tài chính – Kế toán Công ty trong từng thời kỳ;
25.18. Đề nghị với Tổng Giám đốc về việc nâng lương, nâng bậc, khen thưởng, kỷ luật, buộc thôi việc đối với nhân viên phòng Tài chính – Kế toán của Công ty và Kế toán trưởng/kế toán viên tại các đơn vị trực thuộc;
25.19. Thừa lệnh Tổng giám đốc, báo cáo, giải trình về tình hình tài chính và hiệu quả kinh doanh của Công ty trước Hội đồng quản trị.
Điều 26. Kế toán viên
26.1. Các Kế toán viên thuộc Phòng Tài chính – Kế toán nằm dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng;
26.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của từng kế toán viên do Kế toán trưởng phân công sao cho đảm bảo được hiệu quả công tác hạch toán kế toán trong Công ty và phải phù hợp với các quy chế chung trong Công ty.
Điều 27. Thủ quỹ
27.1. Thủ quỹ chịu trách nhiệm toàn diện trước Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc về việc quản lý quỹ tiền mặt Việt Nam, tiền mặt ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí và các giấy tờ khác như trái phiếu, cổ phiếu, hối phiếu, lệnh phiếu, séc, thẻ tín dụng… của Công ty;
27.2. Trong mọi trường hợp, các khoản tiền mặt Việt Nam, tiền mặt là ngoại tệ (nếu có), vàng, bạc, đá quí (nếu có) và các giấy tờ có giá trị khác như trái phiếu, cổ phiếu, hối phiếu, lệnh phiếu, séc, thẻ tín dụng… của Công ty đều phải để trong két sau khi làm thủ tục thu nhận;
27.3. Thủ quỹ là người duy nhất trong Công ty được quản lý khóa két và mở két;
27.4. Thủ quỹ không được chi tiền và /hoặc chuyển giao vàng, bạc, đá quí và các giấy tờ có giá trị khác cho bất kỳ ai, trong bất cứ trường hợp nào nếu không có chứng từ bằng văn bản đã được ký duyệt của Tổng Giám đốc và Kế toán trưởng;
27.5. Thủ quỹ không được đưa vào Két tiền của bản thân hoặc tiền tạm gửi của bất kỳ cá nhân nào;
27.6. Thủ quỹ phải thực hiện kiểm kê, đối chiếu hàng ngày giữa số tồn quỹ theo sổ Kế toán quỹ tiền mặt và số tồn thực tế trong két. Trong mọi trường hợp, nếu số tồn thực tế trong két nhỏ hơn số tồn quỹ trên sổ quỹ tiền mặt đã được Kế toán trưởng xác nhận, thủ quỹ đều phải bồi thường. Nếu số tiền mặt tồn thực tế trong két lớn hơn số tồn trong sổ quỹ tiền mặt, phần chênh lệch Công ty tạm thời quản lý và giải quyết sau khi đã xác minh;
27.7. Thủ quỹ có trách nhiệm kiểm tra bảo đảm cho số tiền mặt Việt Nam, tiền mặt ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí và các giấy tờ có giá không bị rách, nát, hư hỏng hoặc quá hạn sử dụng. Nếu để xẩy ra những trường hợp trên, thủ quỹ phải bồi thường tổn thất cho Công ty.
Điều 28. Mối quan hệ giữa Phòng Tài chính – Kế toán và các phòng ban, đơn vị trực thuộc trong Công ty
28.1. Phòng Tài chính – Kế toán phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính, tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng kinh tế và giao kế hoạch tài chính hàng quý, hàng năm cho các đơn vị trực thuộc;
28.2. Xây dựng phương án trả lương cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty;
28.3. Phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc lập các dự toán chi phí;
28.4. Phối hợp với Phòng Tổ chức – Hành chính trong công tác Bảo hiểm xã hội và giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động;
28.5. Phối hợp với Phòng Kỹ thuật – Kinh tế và Phòng Hành chính – Tổng hợp quản lý, thực hiện, thanh lý các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, hợp đồng giao khoán nội bộ, thanh lý tài sản, kiểm kê quyết toán định kỳ.
CHƯƠNG V
BAN GIÁM SÁT
Điều 41. Thành viên Ban giám sát
41.1. Thành viên Ban giám sát do Hội đồng quản trị bầu, bãi miễn, bao gồm có 3 thành viên:
– 01 Trưởng ban giám sát
– 01 Kế toán trưởng
– 01 Thành viên
Tùy theo hoạt động của Ban giám sát mà Hội đồng quản trị quyết định bổ sung hoặc bãi miễn thành viên Ban giám sát.
41.2. Thành viên kiêm nhiệm
Các thành viên Ban giám sát có thể kiêm nhiệm một số chức danh quản lý Công ty, kế toán trưởng hoặc là thành viên của Hội đồng quản trị của Công ty.
Điều 42. Nguyên tắc hoạt động củaBan giám sát
42.1. Ban giám sát làm việc theo nguyên tắc tập thể. Các thành viên trong Ban giám sát chịu trách nhiệm cá nhân về phần việc của mình và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về các kết luận giám sát của mình đối với sự phát triển của Công ty.
42.2. Mục tiêu hoạt động của Ban giám sát là bảo vệ lợi ích của Công ty, đảm bảo Công ty phát triển bền vững, đảm bảo sự đoàn kết nội bộ công ty, cân bằng lợi ích giữa các bộ phận trong Công ty;
42.3. Đảm bảo hoạt động bình thường của Công ty, không gây gián đoạn trong điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của các phòng, ban khác trong Công ty;
42.4. Tôn trọng pháp luật đồng thời đảm bảo tính hợp lý và thực tế;
42.5. Lắng nghe, đấu tranh và ngăn chặn từ xa, phòng ngừa nguy cơ dẫn đến các hành vi làm xâm hại đến lợi ích của Công ty
42.6. Minh bạch hoá các quan hệ, công khai hoá các lợi ích;
42.7. Mẫn cán và trung thực;
42.8. Mềm dẻo nhưng hiệu quả.
Điều 43. Ban giám sát chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị
Ban giám sát được Hội đồng quản trị giao nhiệm vụ thực hiện việc giám sát các hoạt động kinh doanh của các phòng, ban của công ty và chịu mọi trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện công việc được giao.
Điều 44. Nhiệm vụ của Ban giám sát
44.1. Giám sát việc thực hiện các Quy chế nội bộ của Công ty, nội quy công ty và các quy định hợp pháp khác của công ty.
44.2. Theo dõi việc ghi chép sổ kế toán: hàng tháng phải giám sát và ghi chép sổ kế toán, kiểm tra sự phù hợp giữa chứng từ, hoá đơn với sổ sách kế toán, đảm bảo các số liệu trong sổ sách kế toán là chính xác minh bạch hợp lý và hợp pháp, phù hợp với các chuẩn mực kế toán hiện hành.
44.3. Kiểm tra báo cáo tài chính
– Đột xuất hoặc định kỳ kiểm tra tính chính xác, minh bạch, hợp lý, hợp pháp trong báo cáo tài chính trước khi Hội đồng quản trị trình Đại hội đồng cổ đông.
– Kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến các số liệu trong Báo cáo tài chính của Công ty.
– Kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến công tác quản lý, điều hành hoạt động của Công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của Hội đồng quản trị.
– Khi cần thiết Ban giám sát có thể yêu cầu Hội đồng quản trị phê duyệt trưng dụng một số nhân viên của Công ty làm nhiệm vụ giám sát, kiểm tra trong một thời gian nhất định, hoặc có thể thuê các Công ty kiểm toán hoặc cá nhân có trình độ thích hợp thực hiện việc kiểm tra khi cần thiết.
44.4. Kiểm tra công tác quản lý, điều hành
– Kiểm tra và giám sát viêc thực hiên nội dung của các quy chế: về quản lý nhân sự và chính sách tiền lương, tiền thưởng; về Công tác hành chính quản trị và bảo mật, lưu trữ thông tin trước khi Giám đốc trình Hội đồng quản trị phê duyệt;
– Giám sát việc thực hiện, bổ sung, sửa đổi những quy chế nói trên.
– Báo cáo với Hội đồng quản trị khi phát hiện hành vi vi phạm nghiêm trọng hoặc hành vi vượt thẩm quyền của các cán bộ trong bộ máy điều hành để xử lý kịp thời.
44.5. Đôn đốc việc thực hiện các hoạt động để phù hợp với tiến độ hoàn thành công việc kinh doanh của Công ty.
Điều 45. Quan hệ với Hội đồng quản trị
45.1. Ban giám sát phải thường xuyên phối hợp với Hội đồng quản trị thông báo với Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động của Ban giám sát;
45.2. Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty;
45.3. Ban giám sát phải lưu giữ các tuyên bố công khai lợi ích của các cán bộ quản lý điều hành của Công ty để giám sát các giao dịch kinh tế dân sự của những người quản lý với những nơi họ có liên quan và những nơi họ có lợi ích để phát hiện và giám sát những giao dịch này, ngăn chặn những thiệt hại có thể xẩy ra đối với Công ty;
45.4. Ban giám sát phải tiếp nhận các khiếu nại liên quan đến quản lý điều hành hoạt động các phòng ban Công ty, tổ chức thẩm tra xác minh các khiếu nại báo cáo Hội đồng quản trị và thực hiện việc trả lời các khiếu nại của Cổ đông.
45.5. Ban giám sát được nhân danh Công ty để tiếp các đoàn kiểm tra, thanh tra của các cơ quan nhà nước, trực tiếp làm việc và cung cấp tài liệu khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu, đồng thời có quyền từ chối làm việc với các đoàn thanh tra, kiểm tra nếu cho rằng việc kiểm tra, thanh tra của họ là không phù hợp với quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra doanh nghiệp.
45.6. Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng và các cán bộ quản lý khác phải cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin, tài liệu về hoạt động kinh doanh của Công ty theo yêu cầu của Ban giám sát;
45.7. Ban giám sát không được tiết lộ bí mật của Công ty, phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc sử dụng các thông tin được quy định là thông tin bí mật của Công ty. Việc yêu cầu cung cấp thông tin cho Ban giám sát và sử dụng thông tin không được gây ảnh hưởng đến hoạt động quản lý và điều hành của Công ty.
Điều 46. Trưởng Ban giám sát
46.1. Trưởng Ban giám sát được Hội đồng quản trị bầu ra trong số thành viên Ban giám sát;
46.2. Khi Trưởng ban giám sát vắng mặt đi công tác xa, phải ủy quyền cho một thành viên Ban giám sát làm tổ trưởng để duy trì hoạt động thường xuyên của Ban giám sát. Việc ủy quyền này phải lập thành văn bản;
46.3. Trưởng ban giám sát có quyền và nhiệm vụ sau:
46.3.1. Lập chương trình kế hoạch hoạt động của Ban giám sát bao gồm các nội dung:
– Giám sát sự tuân thủ các nội quy, quy chế đã ban hành;
– Kế hoạch giám sát chứng từ hoá đơn hàng tuần;
– Kế hoạch giám sát ghi sổ sách kế toán hàng tháng;
– Giám sát đôn đốc việc lập báo cáo tài chính hàng năm và thực hiện hoạt động kinh doanh;
– Giám sát việc thực hiện các quy định công ty;
– Kiểm tra xem xét để đánh giá tính hợp pháp hợp lý, tính khả thi của các hợp đồng kinh tế, dân sự ký giữa Công ty với khách hàng.
46.3.2. Chuẩn bị chương trình, nội dung và tổ chức các cuộc họp khi xét thấy cần thiết
46.3.3. Phân công thành viên trong Ban giám sát làm theo yêu cầu giám sát thường xuyên.
46.3.4. Khi có những vấn đề phát sinh lập kế hoạch và tổ chức lực lượng phù hợp để kiểm tra, giám sát đột xuất;
46.3.5. Lập kế hoạch phối hợp cộng tác chặt chẽ với Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giám sát, kiểm tra.
Điều 47. Đảm bảo vật chất cho hoạt động của Ban giám sát
Ban giám sát được sử dụng máy móc, phương tiện vật chất kỹ thuật để thực hiện chức năng giám sát, kiểm tra; Việc sử dụng các phương tiện của Công ty phục vụ cho hoạt động của Ban giám sát theo quyết định của Hội đồng quản trị.
CHƯƠNG VII
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 48: Hiệu lực thi hành và Tổ chức thực hiện
48.1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.
48.2. Tổng Giám đốc, Phó Tổng giám đốc, các phòng ban của Công ty, cán bộ, nhân viên các bộ phận nghiệp vụ chịu trách nhiệm thi hành, thực hiện Quy chế này.
48.3. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Hội đồng quản trị quyết định.
TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CHỦ TỊCH
